Regały do archiwum – niezbędny element wyposażenia składnicy akt

Składnica akt, nazywana również archiwum zakładowym, jest komórką organizacyjną w strukturze jednostki organizacyjnej. Jeżeli dany zakład czy spółka otrzymała od właściwego miejscowo archiwum państwowego decyzję o objęciu nadzorem archiwalnym, z której wynika, że wytwarza ona materiały archiwalne, wówczas komórka taka nosić powinna nazwę Archiwum Zakładowe. Gdy z kolei nie posiada ona decyzji w sprawie wytwarzania materiałów archiwalnych, wówczas komórka odpowiedzialna za przejmowanie, porządkowanie oraz przechowywanie dokumentacji nosi nazwę Składnicy Akt.

Archiwum jest komórką w strukturze organizacyjnej. Nie jest to jednak równoznaczne z zajmowanym przez nie lokalem – wiele archiwów posiada bowiem kilka, a niekiedy nawet kilkanaście pomieszczeń magazynowych, do których przynależą dodatkowo pomieszczenia socjalne czy służące konserwacji. Nieodłącznym elementem wyposażenia każdego archiwum jest regał.

Lokal archiwum, w którym przechowywane są dokumenty, musi znajdować się powyżej poziomu zalewowego. Niewskazane jest jednak, aby umiejscowiony był on na strychu czy wolnostojącym baraku. W pierwszym przypadku istnieje prawdopodobieństwo zalania czy podtopienia pomieszczenia na skutek intensywnych opadów deszczu czy wylania rzek. W drugim wypadku zbliżone ryzyko istnieje w związku z przeciekającym dachem. W obu przypadkach mocno problematyczne będzie prawdopodobieństwo występowania grzybów oraz pleśni, a także kłopot z ewakuacją zasobów podczas pożaru.

Pomieszczenia archiwalne powinny być widne, suche oraz mieć możliwość wietrzenia. Jeżeli taki lokal miałby się znajdować na piętrze, pamiętać należy o odpowiedniej wytrzymałości stropów. Związane jest to z faktem, iż dokumentacja jest ciężka – 1 metr bieżący to około 30 – 35 kilogramów. Do tego doliczyć należy wagę regału do archiwum, który w przypadku przesuwnych regałów kompaktowych może mieć ciężar nawet 400 kilogramów. Producenci tego typu regałów do archiwum sugerują, aby minimalna nośność stropu pod tego typu regał wynosiła 500 metr na 1 metr kwadratowy (bezpieczną rezerwą jest 700 kilogramów na metr kwadratowych).

Regały do archiwum dostępne są w wielu różnych wersjach, dostępnych na stronie sklepu Log-System.pl. Do wyboru mamy między innymi modele półkowe oraz przesuwne, które nazywane są również kompaktowymi. Tego typu mebel powinien być stabilny oraz niepalny. Zaleca się, aby regały półkowe miały skręcaną konstrukcję gwarantującą dużą wytrzymałość na poziomie minimum 100 kilogramów na półkę.